Chuyển đổi số trong giáo dục: 3 bài toán và lộ trình 12 tháng

Chuyển đổi số trong giáo dục thường được nhắc tới qua lớp học trực tuyến hay kho học liệu số. Nhưng với chuỗi trường tư hay trung tâm ngoại ngữ, phần khó nhất lại là tuyển sinh, vận hành lớp học và dữ liệu người học. Chúng tôi tổng hợp ba bài toán đó, gắn với các phiên liên quan tại Tech to Revenue 2026 và đề xuất một lộ trình 12 tháng.

Khi xây dựng chương trình năm nay, Ban tổ chức nhận được nhiều câu hỏi từ các đơn vị giáo dục. Nên số hoá khâu nào trước? Có cần hệ thống riêng cho ngành không? Làm sao để dữ liệu tuyển sinh không “chết” sau mùa nhập học? Phần dưới đây là câu trả lời của chúng tôi. Nội dung dành cho chuỗi trường tư, trung tâm đào tạo và ngoại ngữ, trường đại học, và bộ phận đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp.

Chuyển đổi số trong giáo dục: bức tranh chung và điểm khác của khối tư

Ở cấp quốc gia, khung định hướng đã khá rõ. Ngày 25/01/2022, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 131/QĐ-TTg. Quyết định phê duyệt Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022 - 2025, định hướng đến năm 2030”.

Đề án đặt ba mục tiêu đáng chú ý đến năm 2025. Thứ nhất, 100% cơ sở giáo dục áp dụng hệ thống quản trị nhà trường dựa trên dữ liệu và công nghệ số. Thứ hai, 100% người học và nhà giáo được quản lý bằng hồ sơ số với định danh thống nhất toàn quốc. Thứ ba, tỉ lệ người học, phụ huynh hài lòng về dịch vụ trực tuyến của nhà trường đạt trung bình 80%.

Với giáo dục đại học, Đề án còn nêu cụ thể việc đổi mới quản lý tuyển sinh, thông tin người học, chương trình đào tạo và tài chính. Như vậy, chuyển đổi số giáo dục không dừng ở dạy và học trên nền tảng số. Nó còn là cách vận hành một tổ chức phục vụ người học bằng dữ liệu.

Khối tư chịu áp lực theo cách riêng

Với trường tư, trung tâm ngoại ngữ hay đơn vị đào tạo kỹ năng, áp lực đến từ thị trường. Mỗi học viên mới là một lần cạnh tranh. Mỗi học viên bỏ ngang là một khoản doanh thu mất đi. Vì thế, câu hỏi của khối tư rất thực tế: công nghệ giúp tuyển thêm bao nhiêu người, giữ bao nhiêu người đến hết khoá?

Mỗi đơn vị bắt đầu chuyển đổi số trong giáo dục từ một điểm khác

Từ các cuộc trao đổi với doanh nghiệp, chúng tôi rút ra một điều. Không có thứ tự số hoá chung cho mọi đơn vị giáo dục. Một trung tâm ngoại ngữ mười cơ sở và một trường đại học có thể cùng nói về CRM. Nhưng nỗi đau đầu tiên của họ khác nhau. Bảng dưới đây giúp anh chị tự định vị.

Ba bài toán dưới đây xuất hiện ở hầu hết các nhóm, chỉ khác nhau ở mức độ. Chúng tôi trình bày theo thứ tự từ ngoài vào trong. Đầu tiên là lúc một người để lại thông tin. Tiếp theo là lúc họ trở thành học viên. Cuối cùng là dữ liệu theo họ suốt quá trình học.

Bài toán 1: tuyển sinh nhiều kênh, lead đến nhanh nhưng nguội còn nhanh hơn

Mùa tuyển sinh của trường tư hay trung tâm ngoại ngữ thường dồn vào vài tháng. Phụ huynh để lại số qua form quảng cáo, nhắn tin fanpage, gọi hotline hoặc ghé cơ sở. Mỗi kênh có thể do một người phụ trách, ghi vào một file riêng. Muốn biết tuần này đã tư vấn bao nhiêu phụ huynh, trưởng phòng phải chờ đến cuối tuần.

Ví dụ minh hoạ

Hình dung một trung tâm tiếng Anh thiếu nhi có năm cơ sở (ví dụ minh hoạ, không phải một đơn vị cụ thể). Tối thứ Sáu, quảng cáo mang về vài chục đăng ký học thử. Tư vấn viên nghỉ cuối tuần, sáng thứ Hai mới gọi. Lúc này, một phần phụ huynh đã đăng ký nơi khác. Tiền quảng cáo vẫn trả đủ, còn cơ hội thì mất chỉ vì hai ngày im lặng.

Phiên nên xem cho bài toán tuyển sinh

Phiên “Voice AI trong đội sales: gọi nhiều hơn, chốt tốt hơn” thuộc Ngày 3, lúc 09:50 – 10:30. Diễn giả là anh Trần Trọng Thông, Sales Director OMI JSC. Phiên bàn cách dùng Voice AI để đội tư vấn gọi được nhiều hơn và chốt tốt hơn khi đăng ký học thử dồn về cùng lúc.

Ngày 1 có chủ đề “Bứt phá doanh thu với bộ đôi AI Agent & CRM 5in1” của anh Bùi Cao Học, Founder & CEO CloudGO. Phiên hợp với đơn vị đang phân vân giữa CRM dùng chung và CRM theo đặc thù tuyển sinh.

Ngày 1 có phiên “Đón đầu xu hướng Zalo 2027: Xây kênh, tìm khách và tăng trưởng doanh thu” của anh Nguyễn Thành Tín, CEO Miniapp.vn. Phiên chia sẻ cách xây kênh Zalo, tìm khách và chăm sóc để khách quay lại – sát với bài toán tuyển sinh và giữ chân phụ huynh.

Bài toán 2: vận hành lớp học và chăm sóc học viên còn dựa vào trí nhớ

Khi học viên đã nhập học, công việc chuyển sang vận hành. Đó là xếp lớp, đổi lịch, điểm danh, nhắc học phí, gửi nhận xét cho phụ huynh. Ở nhiều trung tâm, những việc này chạy bằng nhóm chat, bảng tính và trí nhớ của giáo vụ. Cách làm đó lộ vấn đề ngay khi mở thêm cơ sở hoặc khi một giáo vụ nghỉ việc.

Ví dụ minh hoạ

Một học viên lớp IELTS buổi tối vắng ba buổi liên tiếp (ví dụ minh hoạ). Giáo viên có ghi nhận, nhưng không ai được giao gọi hỏi thăm. Đến khi học viên xin dừng khoá, trung tâm mới biết lý do là lịch làm việc thay đổi. Nếu phát hiện sớm, chỉ cần chuyển lớp là giữ được học viên. Cộng dồn lại, những trường hợp như vậy là một khoản doanh thu đáng kể.

Phiên nên xem cho bài toán vận hành và chăm sóc

Phiên Đón đầu xu hướng Zalo 2027 tiếp tục phù hợp ở đây. Miniapp.vn cung cấp công cụ dựng Zalo Mini App không cần code, có tích điểm, E-voucher và affiliate. Với giáo dục, đó có thể là nơi phụ huynh xem lịch học và nhận thông báo. Phiên CRM của CloudGO cũng đáng xem, vì CRM còn lưu lịch sử chăm sóc sau khi học viên nhập học.

Hệ sinh thái đối tác năm nay còn có DOTB, Đối tác khởi động của Tech to Revenue 2026. DOTB là hệ sinh thái công nghệ giáo dục All in One, gồm CRM tuyển sinh, quản lý vận hành đào tạo và chăm sóc học viên. Đơn vị phục vụ hơn 300 tổ chức giáo dục. Xem tại trang đối tác DOTB.

Bài toán 3: dữ liệu người học rời rạc giữa các phòng ban

Bài toán này ít được nhắc tới nhưng quyết định hai bài toán trên có bền hay không. Phòng tuyển sinh giữ dữ liệu lúc tư vấn. Giáo vụ giữ lịch học và điểm danh. Kế toán giữ học phí, giáo viên giữ kết quả học tập. Mỗi bộ phận thấy một mảnh, không ai thấy toàn bộ người học.

Ở khối đào tạo nội bộ doanh nghiệp, dữ liệu học tập thường tách khỏi dữ liệu nhân sự. Vì vậy rất khó trả lời câu hỏi khoá học có giúp nhân viên làm tốt hơn không.

Ví dụ minh hoạ

Một trường cao đẳng muốn biết vì sao sinh viên năm nhất bỏ học nhiều hơn (ví dụ minh hoạ). Nhà trường cần ghép dữ liệu tuyển sinh, học tập và học phí. Nếu ba nguồn dùng ba mã khác nhau, việc ghép mất nhiều tuần. Kết quả thường đến khi học kỳ đã kết thúc.

Phiên Student 360 cho chuyển đổi số trong giáo dục

Phiên “Student 360: kết nối dữ liệu xuyên suốt hành trình người học” thuộc trụ cột SCALE, Ngày 3 theo lịch hiện tại. Đây là phiên chúng tôi thiết kế riêng cho giáo dục trong chương trình năm nay. Diễn giả là anh Hoàng Minh Thắng, Trưởng phòng Marketing & Phát triển Kinh doanh TMA Innovation.

Anh Thắng có gần 10 năm tư vấn giải pháp và chuyển đổi số. TMA Innovation là đơn vị giải pháp của Tập đoàn TMA, phát triển giải pháp AI, IoT và dữ liệu cho nhiều lĩnh vực, trong đó có giáo dục. Xem thêm tại trang đối tác TMA Innovation.

Chuyển đổi số trong giáo dục và nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu

Khi dữ liệu người học được gom về một nơi, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cũng tăng theo. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 26/6/2025. Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026. Theo Luật, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu phải rõ ràng, cụ thể. Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý.

Lưu ý riêng với dữ liệu trẻ em

Với khối mầm non và phổ thông, Điều 24 của Luật đặc biệt đáng lưu ý. Đối với trẻ em, người đại diện theo pháp luật thay mặt thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu, trừ một số trường hợp luật định.

Luật cũng quy định trường hợp xử lý dữ liệu của trẻ từ đủ 07 tuổi nhằm công bố, tiết lộ thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân. Khi đó cần sự đồng ý của cả trẻ và người đại diện theo pháp luật. Những việc quen thuộc như đăng ảnh học sinh lên trang tuyển sinh vì thế cần được rà lại quy trình.

Chúng tôi không đưa ra tư vấn pháp lý ở đây. Lời khuyên thực tế là đưa câu hỏi về dữ liệu vào ngay từ lúc chọn hệ thống. Đừng đợi đến khi dữ liệu đã nằm rải rác ở nhiều công cụ.

Chọn phiên về chuyển đổi số trong giáo dục theo vai trò

Không phải ai trong ban điều hành cũng cần xem đủ các phiên trên. Bảng dưới đây là gợi ý để anh chị phân công người tham dự. Mỗi phiên nên có người mang câu hỏi đúng chuyên môn vào phần hỏi đáp. Ngày diễn ra ghi theo lịch hiện tại và có thể thay đổi.

Lịch đầy đủ cả ba ngày có trong bài chọn phiên theo vai trò. Khi đăng ký tham dự miễn phí với Explorer Pass, anh chị chọn riêng từng phiên theo từng ngày. Mỗi thành viên ban điều hành có thể đăng ký đúng phần mình cần.

Lộ trình chuyển đổi số trong giáo dục 12 tháng

Từ ba bài toán trên, chúng tôi đề xuất một lộ trình bốn quý cho trung tâm hoặc chuỗi trường quy mô vừa. Đơn vị nhỏ có thể gộp hai quý đầu. Nguyên tắc là đi từ chỗ đang mất doanh thu rõ nhất, rồi mới đến phần nền tảng.

Hai quý đầu: xử lý chỗ đang rò rỉ

Quý đầu nên dành cho tuyển sinh, vì mỗi ngày chậm trễ đều đo được bằng tiền quảng cáo. Mục tiêu là thống nhất một nơi nhận lead, một quy tắc phân công và một thời hạn gọi lại. Chưa cần mua ngay một hệ thống lớn. Sang quý hai, đơn vị chuẩn hoá vận hành lớp để sớm nhận ra học viên có dấu hiệu bỏ ngang.

Hai quý sau: tự động hoá và nối dữ liệu

Chatbot hay kênh thông báo cho phụ huynh nên dựng trên nội dung đã chuẩn hoá ở hai quý trước. Nếu không, đơn vị sẽ tự động hoá cả những câu trả lời chưa thống nhất. Quý cuối là lúc nối các nguồn dữ liệu thành hồ sơ người học. Khi đó, nhà trường đủ dữ liệu để hỏi những câu khó hơn về chất lượng tuyển sinh và tỉ lệ giữ chân.

Những sai lầm thường gặp khi chuyển đổi số trong giáo dục

Sai lầm đầu tiên là mua phần mềm trước khi thống nhất quy trình. Hệ thống cài xong, nhưng mỗi cơ sở vẫn nhập liệu theo cách riêng. Vài tháng sau, dữ liệu lại rời rạc như cũ.

Sai lầm thứ hai là coi chuyển đổi số là việc của phòng IT. Người hiểu rõ nhất phụ huynh hỏi gì, học viên bỏ học vì sao lại là đội tuyển sinh và giáo vụ. Họ cần tham gia ngay từ đầu.

Sai lầm thứ ba là đo thành công bằng số tính năng đã triển khai. Đơn vị giáo dục nên theo dõi những con số gắn với doanh thu. Đó là thời gian phản hồi lead, tỉ lệ học thử thành học viên, tỉ lệ hoàn thành khoá và tỉ lệ tái đăng ký. Bài dữ liệu rời rạc làm chậm tăng trưởng phân tích sâu hơn về chủ đề này.

Checklist cho lãnh đạo nhà trường và trung tâm đào tạo

Trước khi duyệt ngân sách công nghệ cho năm 2027, lãnh đạo đơn vị giáo dục có thể tự trả lời tám câu hỏi dưới đây. Câu nào chưa có câu trả lời rõ ràng chính là điểm nên ưu tiên.

Tám câu hỏi về chuyển đổi số trong giáo dục

• Mỗi tuần có bao nhiêu lead tuyển sinh, từ kênh nào?
• Bao nhiêu phần trăm lead được gọi lại trong ngày?
• Lịch sử tư vấn của phụ huynh có được lưu để người khác tiếp nối không?
• Có ai được giao theo dõi học viên vắng nhiều buổi không?
• Câu hỏi lặp lại của phụ huynh đã có câu trả lời thống nhất chưa?
• Tuyển sinh, học tập và học phí có dùng chung một mã người học không?
• Quy trình xin đồng ý khi dùng ảnh, thông tin học sinh đã được rà lại chưa?
• Hiệu quả công nghệ được đo bằng chỉ số kinh doanh nào, và ai chịu trách nhiệm chung?

Mang bài toán của đơn vị mình đến Tech to Revenue 2026

Tech to Revenue 2026 – “Từ công nghệ dẫn đến doanh thu” – là diễn đàn B2B thực chiến do OMICall – ViHAT Group tổ chức. Chương trình diễn ra online 100% từ thứ Tư 25/11 đến thứ Sáu 27/11/2026, 09:00–16:00 mỗi ngày. Nội dung gồm 16 phiên chuyên đề và 3 panel talk theo bốn trụ cột OPERATE, SELL, SERVE và SCALE.

Các phiên mổ xẻ case vận hành thật, kết hợp góc nhìn doanh nghiệp sử dụng và đơn vị cung cấp công nghệ. Chúng tôi giữ nguyên tắc không báo giá, không bán hàng trong phiên.

Người tham dự ở cả Explorer Pass và Revenue Pass đều có Phòng tư vấn riêng 1-1. Phòng mở xuyên suốt chương trình để anh chị gặp chuyên gia và đối tác giải pháp. Đơn vị giáo dục có thể ghi rõ bài toán khi đăng ký, rồi liên hệ hotline 1900 0211 hoặc email contact@omicall.com để được kết nối. Danh sách đơn vị trưng bày giải pháp có tại mục Gian hàng.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển đổi số trong giáo dục là gì?

Là việc dùng công nghệ và dữ liệu để thay đổi cách một đơn vị giáo dục dạy học, quản lý và phục vụ người học. Với khối tư, tuyển sinh và chăm sóc học viên thường mang lại hiệu quả sớm nhất.

Trung tâm ngoại ngữ nhỏ nên chuyển đổi số từ đâu?

Nên bắt đầu từ việc gom lead tuyển sinh về một nơi và đặt quy tắc gọi lại nhanh. Đây là nơi thất thoát doanh thu dễ thấy nhất. Sau đó mới đến vận hành lớp và chăm sóc học viên.

Văn bản nào định hướng chuyển đổi số trong giáo dục ở Việt Nam?

Đó là Quyết định số 131/QĐ-TTg ngày 25/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ. Quyết định phê duyệt Đề án tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022 - 2025, định hướng đến năm 2030.

Tech to Revenue 2026 có phiên nào dành riêng cho giáo dục không?

Có. Phiên Student 360 của anh Hoàng Minh Thắng, TMA Innovation, thuộc Ngày 3 theo lịch hiện tại. Các phiên về lead, CRM và chatbot cũng áp dụng trực tiếp cho tuyển sinh.

Tham dự Tech to Revenue 2026 có mất phí không?

Explorer Pass miễn phí, cho phép xem live các phiên đã chọn, hỏi đáp với diễn giả và dùng Phòng tư vấn riêng 1-1. Revenue Pass có phí, thêm quyền xem lại toàn bộ 19 phiên và bộ tài liệu đầy đủ. Chi tiết xem tại trang đăng ký.

Ban tổ chức hẹn gặp anh chị

Chúng tôi tin rằng chuyển đổi số trong giáo dục sẽ dễ bắt đầu hơn khi được nghe chính người đã triển khai kể lại. Họ sẽ chia sẻ cách làm, chỗ nào hiệu quả và chỗ nào phải làm lại. Ba ngày cuối tháng 11 là dịp để anh chị ngồi cùng đội tuyển sinh, giáo vụ và IT. Cả đội có thể nghe các phiên liên quan và mang về một kế hoạch cụ thể cho năm học tới.

Ban tổ chức Tech to Revenue 2026 trân trọng mời anh chị đăng ký tham dự và chọn phiên tại đây. Link tham dự riêng sẽ được gửi qua email đã đăng ký vào ngày 24/11. Chúng tôi hẹn gặp anh chị từ sáng thứ Tư 25/11.